Cred ca toata lumea a auzit, cel putin o data de la contabilul lor, ca pentru a putea avea o evidenta contabila, au nevoie de documente justificative pentru a le inregistra in Contabilitate . Ce inseamna aceste documente care trebuie sa se regaseasca in lista documentelor enumerate in OMFP 2634/ 2015 pentru a putea capata valoarea de document justificativ, dar e necesar sa se vorbeasca despre ele si in Legea 227/ 2015 – Codul fiscal pentru a le da si caracterul de venit impozabil sau de cheltuiala deductibila? De asemenea, Legea 82/1991 intareste idea ca documentele justificative trebuie sa indeplineasca niste criterii pentru a fi considerate justificative.
Ce conditii trebuie sa indeplineasca documentele pentru a fi considerate justificative?
Asadar, documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul;
- numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
- menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
- conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
- numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.
Exemple de documente justificative
Asadar, iata la ce ne referim noi, contabilii, cand vorbim de documente justificative:
- Facturi emise;
- Facturi de cumparare;
- Deconturile de cheltuieli in care regasim inregistrate toate bonurile fiscale cu CUI-ul companiei sau fara CUI-ul companiei, facturile simplificate, dar si deconturile de prime);
- Ordinele de deplasare interna sau externa;
- Chitante;
- Extrase de cont in lei si valuta;
- Statele de plata.
De ce sunt atat de importante aceste documente justificative pe care antreprenorii le pun la dispozitia contabililor periodic? Pentru ca dupa inregistrarea lor in Contabilitate, pe tipuri de venituri, respectiv pe tipuri de cheltuieli, in conturile contabile corespondente, putem genera o serie de rapoarte din care atragem atentia asupra balantei contabile de verificare lunara, care face parte din seria documentelor justificative pe care OMFP 2634/ 2015 le aminteste.
Ce spune Legea Contabilitatii despre documentele justificative?
Si asa cum bine spune Legea Contabilitatii 82/ 1991 ”orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.”
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/Legea_contabilitatii.htm
Intr-o alta ordine de idei, cred ca ar fi important sa povestim un pic si despre termenii juridici si contabili de care un antreprenor de loveste din momentul in care hotaraste sa isi infiinteze o companie. Ma refer la cateva alaturari de termeni care inseamna mult pentru o companie:
- Forma juridica de organizare;
- Capitalul social;
- Certificatul de inregistrare (celebrul CUI);
- Certificatul de inregistrare in scopuri de TVA (asa-numitul CIF de TVA).
Forma juridica, capitalul social si codul de identificare fiscala
Ce inseamna forma juridica?
Sa incepem cu inceputul. Ce inseamna forma juridica a unei companii? Eu m-as gandi la modalitatea de a imbraca o companie cu hainele potrivite:
- Societatea in nume colectiv;
- Societatea in comandita simpla;
- Societatea cu raspundere limitata;
- Societatea pe actiuni;
- Societatea in comandita pe actiuni.
Toate aceste forme de organizare pot fi regasite in Legea 31/ 1990 – Legea societatilor comerciale.
Forma cel mai des intalnita in Romania este societatea cu raspundere limitata, care permite existenta de la una, două sau mai multe persoane care pun în comun anumite bunuri pentru a desfăşura o activitate comercială, în vederea dobândirii şi împărţirii beneficiilor şi care răspund pentru obligaţiile societăţii în limita aportului.
Aici ii intalnim pe:
- asa-numitul Asociat Unic, care este ajutat de un Administrator angajat prin Actul Constitutiv al societatii sa duca la indeplinire scopul pentru care compania a luat fiinta. Ce face Asociatul Unic? Pune la dipozitia societatii tot ceea ce este necesar din punct de vedere financiar sa duca la indeplinire strategia de business a societatii.
Ce face Administratorul? Practic se ocupa de toata partea operationala, dar si de managementul a societatii si, ceea ce este paradoxal, nu poate fi platit daca nu il leaga o forma juridica contractuala de compania al carui Administrator este (prin contractul de mandat sau prin contractul individual de munca). In 99,99% din cazuri, Asociatul Unic este, in acelasi timp, si Administrator. Companiile care au ca Asociat Unic o persoana juridica, in acest caz, Administratorul este o persoana fizica, diferita de cec care sunt in spatele persoanei juridice – Asociat Unic.
sau
- Asociatii companiei, care sunt ajutati de un Administrator (sau mai multi), angajati prin Actul Constitutiv al societatii sa duca la indeplinire scopul pentru care compania a luat fiinta. Si in acest caz, Asociatii pun la dipozitia societatii tot ceea ce este necesar din punct de vedere financiar sa duca la indeplinire strategia de business a societatii. Administratorul/ Administratorii se ocupa, si in acest caz, de toata partea operationala a lucrurilor, dar si de managementul societatii. Nici in acest caz, daca nu exista o forma juridica contractuala incheiata intre Administrator si companie, Administratorul nu poate fi remunerat.
Ce este capitalul social?
Capitalul social este definit ca suma tuturor aporturilor efectuate de asociați în vederea constituirii și funcționarii unei societăți comerciale. Acesta are o dublă semnificație:
- juridică;
- contabilă.
Din punct de vedere juridic, capitalul social reprezintă gajul general al creditorilor (adica, aportul de bani din partea asociatului unic/ asociatilor), iar din punct de vedere contabil acesta se distinge de activul patrimonial al societății. În momentul constituirii societății, capitalul social este egal cu activul patrimonial, însă pe măsură ce societatea obține profit, activul patrimonial depășește capitalul social, deoarece scopul pentru care este constituita o societate comerciala este de a obtine profit.
La constituirea societatii, nu mai este obligatoriu sa se faca dovada varsarii capitalului social in contul bancar destinat capitalului social, la Oficiul Registrului Comertului, la fel cum nu mai este obligatoriul sa mai avem un capital social de minimum 200 lei. Capitalul social poate fi si de leu, prin inregistrarea depunerii acestuia in contul de casa al companiei.
Unde gasesc codul de identificare fiscala?
Si ajungem si la ultima parte a discutiei de astazi: unde gasim Certificatul de inregistrare (codul unic de inregistrare de la care vine si acronimul CUI)?
Asadar, il gasim printre actele pe care Oficiul Registrului Comertului ni le elibereaza la ghiseu sau ni le transmite pe e-mail odata cu constituirea societatii, acte care fac parte din dosarul permanent al societatii. Acest CUI are formatul A4 – versiunea landscape, e colorat in rosu si bleu si putem identifica in acest Certificat urmatoarele elemente esentiale pentru societatea noastra:
- Denumirea societatii;
- Adresa sediului social;
- Activitatea principalapotrivit codului CAEN;
- Codul Unic de inregistrare si data;
- Identificatorul Unic la Nivel European (EUID);
- Numarul de inregistrare de la Registrul Comertului;
- Data eliberarii;
- Seria si numarul Certificatului de Inregistrare.
Concluzii
Prin urmare, ce este de retinut din aceasta discutie este faptul ca societate comerciala, in speta noastra, o societate cu raspundere limitata, are nevoie de cel putin un Asociat, de un Administrator, de un sediu, de un capital social si de actele de infiintare ale companiei de la Registrul Comertului. Dupa constituirea societatii, veti avea nevoie sa incheiati un contract de prestari-servicii cu un profesionist contabil care sa va sacaie lunar cu transmiterea documentelor justificative la care am facut referire in prima parte a discutiei, pentru a va pune la dispozitie, dupa inchiderea fiecarei perioade fiscale, un raport contabil sumar, din care sa reiasa, cel putin, informatiile financiar-contabile de baza: cifra de afaceri obtinuta, venituri totale obtinute, cheltuieli inregistrate, furnizori neplatiti, clienti neincasati, taxele de plata din perioada fiscala respective si lista poate continua. Pe langa acest raport, un contabil dedicat ar trebui sa va transmita si balanta contabila de verificare, care trebuie sa intareasca informatiile prezentate in raportul contabil sumar.
Asadar, daca doriti sa aflati mai multe despre documentele justificative si nu numai, sunteti invitati sa va inscrieti la cursul meu de Contabilitate, pentru ca atat contabilii juniori, contabilii experimentati, si, mai mult decat atat, antreprenorii pot sa isi imbogateasca baza de cunostinte financiar-contabile, plecand de la momentul T0 in perioda fiscala pe care o discutam la curs pana la momentul T1 unde stim de ce profitul contabil pe care il gasim in balanta contabila lunara este atat de mic sau asa de mare, intelegem de ce avem atatea taxe de platit la bugetul de stat si cum putem ajunge la o optimizare fiscala fericita.
De multe ori am auzit ca antreprenorii nu gasesc acel limbaj comun cu contabilii cu care lucreaza. Vino la curs sa invatam modalitatea potrivita de comunicare cu partenerii vostri care se ocupa de serviciul de Contabilitate.
Si nu uitati ca un contabil ieftin nu va va transmite informatiile financiar-contabile de care aveti nevoie pentru a intelege cum merge compania.
Pe curand,